اشتباهات رایج در انتخاب سیستم اتوماسیون آموزشگاه زبان

به کار بردن نرم افزارهای الکترونیکی گوناگون و خودکارسازی فرایندها، به طور مستمر در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف در حال گسترش است. از این رو بسیاری از شرکت‌ها اقدام به خرید نرم افزار آموزشگاه زبان می‌کنند. بنابراین انتخاب نرم افزار آموزشگاه زبان اهمیت بسیاری دارد و بسیاری از شرکت‌ها مرتکب اشتباه‌های گوناگونی در خرید آموزشگاه زبان می‌شوند.

در این مقاله علاوه بر معرفی نرم افزار آموزشگاه زبان و کاربردهای آن، به بررسی اشتباه‌های سازمان‌ها در خرید نرم افزار آموزشگاه زبان نیز می‌پردازیم.

آموزشگاه زبان چیست و چه کاربردهایی دارد؟

آموزشگاه زبان ابزار و نرم افزاری برای مدیریت و تسهیل فرایندها و فعالیت‌های مختلف به صورت یکپارچه و متمرکز است. نرم افزار آموزشگاه زبان به طور معمول زیرسیستم‌های مختلفی دارد که هر یک از آنها بخشی از نیازهای سازمان یا کسب و کارها را پاسخگو هستند و شرکت‌ها بر اساس نیازهای خود، می‌توانند از زیرسیستم‌های مختلف استفاده کنند. این امر باعث شده تا نرم افزارهای آموزشگاه زبان حرفه‌ای، کاربردها و قابلیت‌های گوناگونی داشته باشند؛ برخی از کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار آموزشگاه زبان عبارتند از:

– مدیریت مکاتبات

با استفاده از زیرسیستم‌هایی مانند کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه و پیام‌رسان سازمانی، می‌توانید همه مکاتبات درون و برون‌سازمانی خود را مدیریت کنید. همچنین به کمک زیرسیستم‌هایی همچون سامانه انتقال فایل، می‌توانید فایل‌ها را در محیطی امن و یکپارچه انتقال دهید و به اشتراک بگذارید.

– مدیریت ارتباطات

یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار آموزشگاه زبان، مدیریت ارتباطات درون و برون‌سازمانی است. به کمک قابلیت‌هایی مثل مدیریت ایمیل، مدیریت فکس، پروتکل امنیتی ECE، چند سازمانی و… می‌توانید انواع ارتباطات درون یا برون‌سازمانی خود را به طور یکپارچه و متمرکز مدیریت کنید.

– مدیریت اسناد

بایگانی و بازیابی اسناد، یکی از مهم‌ترین فرایندهای هر سازمان، شرکت و کسب‌وکاری است. به کمک ، می‌توانید انواع گوناگونی از اسناد، مدارک، قراردادها، گواهی‌نامه‌ها و… را به راحتی ثبت و دسته‌بندی کنید.

– مدیریت وظایف و تیم‌ها

همان‌طور که اشاره کردیم، آموزشگاه زبان با هدف تسهیل فرایندها و فعالیت‌های گوناگون سازمان‌ها و کسب‌وکارها طراحی شده است. یکی دیگر از امکانات و کاربردهای برخی از نرم افزارهای آموزشگاه زبان، امکان مدیریت وظایف و تیم‌ها به صورت یکپارچه و متمرکز است.

با استفاده از و وظایف، می‌توانید به سادگی، فضاهای کاری، پروژه‌ها، کارها و وظایف گوناگونی را برای خود، همکاران و اعضای تیم‌تان تعریف کنید، بر روند پیشرفت کارها و پروژه‌ها نظارت داشته باشید و عملکرد اعضای تیم خود را مورد ارزیابی قرار دهید.

– خودکارسازی و مدیریت فرایندها

یکی از مهم‌ترین کاربردها و قابلیت‌های نرم افزارهای آموزشگاه زبان، امکان خودکارسازی فرایندها و مدیریت آنها است. بسیاری از فرایندها به طور پیش‌فرض در نرم افزار آموزشگاه زبان خودکارسازی شده‌اند. اما به کمک ، می‌توانید علاوه بر فرایندهای پیش‌فرض، فرایندهای دیگر را هم بهینه‌سازی، طراحی و خودکار کنید.

برای مثال، یکی از کاربردهای BPMS، در مدیریت زنجیره تأمین است. به کمک BPMS سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای ثبت درخواست، پیگیری درخواست، ثبت سفارش و… را خودکارسازی کنند و همچنین به کمک ابزارهای ارتباطی و مکاتباطی، ارتباطات خود را با تأمین‌کنندگان و مشتریان بهبود ببخشند.

– اتصال به سامانه‌های گوناگون

به کمک این اتصال و یکپارچه‌سازی، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای مرتبط با سامانه‌های دیگر همچون ثبت درخواست مرخصی، مدیرتی حضور و غیاب و… را به طور یکپارچه و متمرکز و با استفاده از آموزشگاه زبان مدیریت کنند.

همچنین سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات و داده‌های نرم افزارها و سامانه‌های گوناگون را به کمک ابزارهای آموزشگاه زبان (مثل زیرسیستم گزارش‌ساز) تجزیه و تحلیل و گزارش‌های متنوعی تهیه کنند.

– تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش

یکی دیگر از امکانات و قابلیت‌های نرم افزارهای آموزشگاه زبان، قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع مختلفی از گزارش‌ها است. گزارش‌هایی مثل گزارش عملکرد، گزارش حضور و غیاب و… .

همکاران واحد مشاوره فروش جهت ارائه خدمات مشاوره درحوزه‌های مختلف نرم‌افزاری آمادگی دارند.

اگر شما به هر یک از موارد گفته‌شده، نیاز داشتید باید از نرم افزارهای آموزشگاه زبان استفاده کنید، در غیر این صورت استفاده از آموزشگاه زبان برای شرکت یا سازمان شما، اتلاف زمان و هزینه خواهد بود. اکنون که آشنایی کاملی با آموزشگاه زبان و کاربردهای آن به دست آوردیم، زمان آن رسیده که به سؤال اصلی این مقاله پاسخ دهیم.

اشتباهات رایج سازمان‌ها هنگام خرید آموزشگاه زبان چیست؟

همان‌طور که گفتیم، خرید آموزشگاه زبان امر مهمی است، چرا که همه افراد و بخش‌های یک شرکت یا سازمان از آن استفاده خواهند کرد. به همین منظور هنگام خرید آموزشگاه زبان باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید. برخی از اشتباهات رایج شرکت‌ها و سازمان‌ها هنگام خرید آموزشگاه زبان عبارتند از:

– عدم شناسایی و تعیین دقیق نیازها

یکی از اولین اشتباهاتی که سازمان‌ها برای خرید آموزشگاه زبان مرتکب می‌شوند، عدم شناسایی کامل و تعیین دقیق نیازها است. سازمان‌ها قبل از خرید نرم افزار آموزشگاه زبان و پیاده‌سازی آن، باید نیازها و اهداف خود را برای استفاده از آموزشگاه زبان شناسایی کنند و به بررسی و تحلیل آن بپردازند. در گام بعدی، باید راه‌حل‌ها و ابزارهای موجود برای رفع نیازهای خود را شناسایی کنند، سپس نسبت به خرید آموزشگاه زبان یا هر سامانه و نرم افزار تخصصی دیگری اقدام کنند.

– عدم بررسی کامل امکانات و قابلیت‌های آموزشگاه زبان

انواع گوناگونی از نرم افزارهای آموزشگاه زبان وجود دارند که هر یک از آنها زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی دارند. هنگام انتخاب و خرید نرم افزار آموزشگاه زبان، باید به زیرسیستم‌ها، امکانات و قابلیت‌های آن آموزشگاه زبان دقت کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که پاسخگوی نیازهای حال و آینده شما باشد.

خرید و پیاده‌سازی آموزشگاه زبان، همچون نصب نرم افزارهای ساده نیست. چرا که آموزشگاه زبان قرار است در همه بخش‌های سازمان مورد استفاده قرار بگیرد و تعویض و جایگزینی آن با اتوماسیون‌های دیگر، علاوه بر زمان، باعث اتلاف هزینه‌ها و ایجاد آشفتگی و بی‌نظمی در کارها و بخش‌ها می‌شود. به همین منظور هنگام انتخاب و خرید آموزشگاه زبان حتماً به امکانات، قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های آن توجه داشته باشید. برخی از امکانات و قابلیت‌های یک نرم افزار آموزشگاه زبان خوب و جامع عبارت است از:

• مدیریت انواع مکاتبات صادره، وارده و داخلی
• مدیریت دبیرخانه و یکپارچگی آن با کارتابل مکاتبات
• امکان تعریف و مدیریت فرایندهای گوناگون (BPMS)
• مدیریت و بایگانی یکپارچه و متمرکز مستندات
• مدیریت کارها و وظایف تیمی
• پیگیری آنی و مرحله به مرحله درخواست‌ها و مکاتبات
• ارائه خدمات غیرحضوری به مشتریان و ارباب‌رجوع
• تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع گزارش
• اتصال به نرم افزارها و سامانه‌های مختلف
• طراحی و ساخت فرم‌های الکترونیکی
• و…

– عدم توجه به زیرساخت‌های موردنیاز برای پیاده‌سازی اتوماسیون

همان‌طور که گفتیم، نرم افزار آموزشگاه زبان از ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی برخوردار است و برای استفاده درست و بهینه از آن، باید نحوه کار با اتوماسیون به افراد شرکت یا سازمان آموزش داده و بخش‌های مختلف آن معرفی شود.

هنگام خرید آموزشگاه زبان، باید به این نکته توجه کنید که کلاس‌ها، ویدئوها و حتی جزوه‌های آموزشی کامل و جامعی از سوی شرکت ارائه‌دهنده آموزشگاه زبان در اختیار شرکت‌ها گذاشته شود تا همه آموزش‌های لازم به اعضا و کارکنان شرکت یا سازمان منتقل شود و آشنایی کاملی با ابزارها و قابلیت‌های موردنیاز خود به دست آورند.

همچنین سازمان‌ها باید برنامه‌ریزی‌های دقیق و مناسبی برای پیاده‌سازی کلاس‌های آموزشی داشته باشند و منابع کافی را برای آموزش کامل کارکنان فراهم کنند، در غیر این صورت، بهره‌وری سامانه آموزشگاه زبان کاهش خواهد یافت و نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت.

– عدم انتخاب شرکت ارائه‌دهنده مناسب

انتخاب شرکت ارائه‌دهنده آموزشگاه زبان، یکی دیگر از مواردی است که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به راحتی از آن می‌گذرند و یا بررسی‌های دقیقی انجام نمی‌دهند. هنگام انتخاب نرم افزار آموزشگاه زبان، برای ارزیابی شرکت ارائه‌دهنده باید به معیارهای مختلفی توجه داشته باشید، معیارهایی مانند:

• میزان تجربه در پیاده‌سازی آموزشگاه زبان
• مشتریان فعلی و میزان رضایت آنها
• پشتیانی فنی و خدمات مشتریان
• قیمت نرم افزار آموزشگاه زبان
• دوره‌ها و منابع آموزشی کافی
• و…

آموزشگاه زبان آکسان با بیش از 600 هزار کاربر در حدود 2600 شرکت، سازمان و نهاد دولتی و خصوصی، به طور کامل متناسب با نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی بهینه‌سازی شده است؛ علاوه بر قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که در ابتدای مقاله بررسی کردیم، امکانات و قابلیت‌های دیگری هم در وجود دارد، که آن را به بهترین و کامل‌ترین ابزار برای استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌ها تبدیل می‌کند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات منحصربه‌فرد آموزشگاه زبان آکسان عبارتند از:

• مدیریت کارها و وظایف تیمی متمرکز و یکپارچه با آموزشگاه زبان
• تنها آموزشگاه زبان مجهز به فناوری OCR فارسی برای تبدیل خودکار تصویر به متن
• تبدیل گفتار به متن به کمک فناوری Speech To Text
• موتور جستجوی قدرتمند
• برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر آموزشگاه زبان
• نسخه موبایل آموزشگاه زبان با تکنولوژی PWA
• اتصال آسان به سایر سامانه‌ها به کمک APIهای آماده آکسان
• چند سازمانی و مدیریت ارتباطات هلدینگ‌ها
• و…

برای آشنایی بیشتر با آموزشگاه زبان آکسان، می‌توانید با همکاران ما در تماس باشید و یا از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان آموزشگاه زبان آکسان را تهیه کنید و مورد استفاده قرار دهید.

سخن پایانی

در این مقاله ابتدا آشنایی کاملی با نرم افزار آموزشگاه زبان و کاربردهای آن به دست آوردیم و سپس اشتباهات رایج سازمان‌ها هنگام خرید نرم افزار آموزشگاه زبان را با هم بررسی کردیم، امیدواریم اطلاعات مفید و سودمندی از مطالعه این مقاله به دست آورده باشید.

برای اینکه بهترین و مناسب ترین نرم افزار آموزشگاه زبان را خریداری کنید با شماره های زیر تماس بگیرید:

• 03135252498
• 03135225429
• 03135225411