نکاتی برای بازدیدکنندگان

نمایشگاه ها، کنفرانس ها و رویدادهای مختلف، فرصت های طلایی هستند تا هم با آدم های جدید آشنا بشوید و هم چیزهای تازه یاد بگیرید. اگر می خواهید از هر بازدید بهترین نتیجه را بگیرید و حسابی کیف کنید، باید از قبل برنامه ریزی خوبی داشته باشید. با برنامه ریزی درست، زمانتان هدر نمی رود و فرصت های عالی را هم از دست نمی دهید.

حضور در یک رویداد، فرقی نمی کند یک نمایشگاه تجاری بزرگ باشد یا یک گالری هنری کوچک، می تونه تجربه ای پر از کشف و یادگیری باشه. اما راستش رو بخواهید، بدون آمادگی قبلی، بیشتر اوقات با خستگی و گیجی از نمایشگاه برمی گردیم و حس می کنیم اون طوری که باید، استفاده نکردیم. فرض کنید می رید یک نمایشگاه بزرگ و شلوغ؛ اگر ندونید دنبال چی هستید و چطوری باید مسیرتون رو پیدا کنید، خیلی زود حس می کنید توی یک دریای اطلاعات غرق شدید. به جای اینکه به دنبال هدف مشخصی بگردید، فقط بین غرفه ها سرگردان می شید و آخرش هم با یک عالمه بروشور و کلی خستگی، دست از پا درازتر برمی گردید خانه.

این مقاله دقیقاً برای همین نوشته شده؛ تا به شما کمک کنه از یک بازدید معمولی، یک تجربه فوق العاده و هدفمند بسازید. اینجا قراره با هم یاد بگیریم چطور قبل، حین و بعد از بازدید، هوشمندانه عمل کنیم تا بیشترین بهره رو از وقت و انرژی مون ببریم. از تعیین هدف های روشن قبل از رفتن به نمایشگاه گرفته تا نحوه شبکه سازی مؤثر و پیگیری های بعد از رویداد؛ همه چیز رو مرحله به مرحله با هم مرور می کنیم.

پس بزن بریم تا با هم یک راهنمای جامع برای بازدیدکنندگان داشته باشیم و هر بار که به نمایشگاه یا رویدادی می رویم، نه تنها لذت ببریم، بلکه به اهداف شخصی یا کاری مون هم نزدیک تر بشیم. قول می دم بعد از خوندن این راهنما، دیگه هیچ فرصتی رو در نمایشگاه ها از دست نمی دید و هر بار با یک کوله بار پر از تجربه و اطلاعات برمی گردید!

قبل از بازدید – آمادگی هوشمندانه برای تجربه بهتر

فکر نکنید همین طوری بی گدار به آب زدن و یکهو رفتن به نمایشگاه کار درستی است. نه بابا! اصل کاری ها قبل از شروع رویداد اتفاق میفته. اگه از قبل حسابی آماده باشید، نصف راه رو رفتید. این بخش رو جدی بگیرید تا از همون اول بازی رو ببرید.

اهداف خود را مشخص کنید

قبل از اینکه پاتون رو توی سالن نمایشگاه بذارید، باید حسابی با خودتون روراست باشید و بپرسید: اصلاً من برای چی دارم می رم اینجا؟ جواب این سوال، نقشه راه شماست. می خواهید محصول جدیدی پیدا کنید؟ دنبال تامین کننده جدید می گردید؟ می خواهید با آدم های مهم شبکه سازی کنید؟ شاید هم فقط برای آموزش یا پیدا کردن شغل آینده تون می رید. حتی ممکنه صرفاً برای سرگرمی و الهام گرفتن از ایده های جدید باشه.

بعد از اینکه هدفتون رو مشخص کردید، باید ببینید چه نتایجی انتظار دارید. مثلاً می خواهید ۱۰ تا کارت ویزیت جدید جمع کنید؟ یا با ۳ تا فناوری تازه آشنا بشید؟ این اهداف کوچیک و قابل اندازه گیری، بهتون کمک می کنه تا توی اون شلوغی حواس تون پرت نشه و دقیقاً دنبال چیزی باشید که می خواهید. وقتی می دونید چی می خواید، خودبه خود مسیر بازدیدتون هم مشخص می شه.

تحقیق و برنامه ریزی قبلی

خب، حالا که می دونید دنبال چی هستید، وقتشه که آستین ها رو بالا بزنید و یه تحقیق حسابی بکنید. سایت رویداد مثل یک گنجینه است؛ ازش استفاده کنید!

• وب سایت رویداد: اول از همه برید سایت خود نمایشگاه. اونجا معمولاً لیست غرفه دارها رو گذاشتن. شرکت ها، برندها، محصولات جدیدشون، برنامه سخنرانی ها و کارگاه ها، حتی پنل های پرسش وپاسخ رو چک کنید. اینجوری می دونید کدوم غرفه ها براتون مهم ترن.
• نقشه سالن: نقشه نمایشگاه رو حتماً پیدا کنید و ببینید غرفه هایی که براتون اولویت دارن، کجا قرار گرفتن. یه مسیر برای خودتون روی نقشه مشخص کنید تا هم زمانتون هدر نره، هم انرژی تون بیخودی تحلیل نره. مثل یک عملیات نظامی، باید استراتژی داشته باشید!
• رزرو ملاقات: اگه با شرکت خاصی کار دارید یا می خواید با فرد مهمی حرف بزنید، اگه امکانش هست از قبل قرار ملاقات بذارید. اینجوری وقتی می رید اونجا، نیازی نیست منتظر بمونید و می تونید سریع سر اصل مطلب برید.
• اخبار و رسانه های اجتماعی: هشتگ های مربوط به رویداد رو توی شبکه های اجتماعی دنبال کنید. گاهی وقتا قبل از شروع رویداد، خبرهای داغی اونجا منتشر می شه یا چیزای جالبی رو می تونید پیدا کنید که به دردتون بخوره.

ثبت نام و رزرو

این بخش هم خیلی مهمه، مخصوصاً اگه نمی خواید توی صف های طولانی و خسته کننده معطل بشید:

• ثبت نام آنلاین: اگه می تونید، حتماً آنلاین ثبت نام کنید. هم معمولاً ارزون تره، هم دیگه نیازی نیست ساعت ها توی صف ورودی وایسید. وقت طلاست، مخصوصاً توی نمایشگاه!
• حمل ونقل و اقامت: اگه نمایشگاه توی شهر دیگه ایه یا از خونه تون دوره، بهتره از قبل فکری به حال رفت وآمد و محل اقامتتون بکنید. رزرو هتل یا بلیط اتوبوس/قطار/هواپیما از قبل، استرس روز نمایشگاه رو حسابی کم می کنه.

لوازم ضروری و آمادگی فیزیکی

مثل یک کوهنورد که وسایلش رو با دقت جمع می کنه، شما هم باید لوازم ضروری تون رو آماده کنید:

• کارت ویزیت: اگه می خواهید شبکه سازی کنید، کارت ویزیت یادتون نره. یه عالمه ازش بردارید یا اگه دیجیتالی هستید، کد QR یا اطلاعات دیجیتالی تون رو آماده کنید.
• وسایل دیجیتال: گوشی هوشمندتون، تبلت (اگه باهاش راحت ترید)، و حتماً شارژر پرتابل یا پاوربانک رو با خودتون ببرید. هیچ چیز بدتر از این نیست که گوشی تون وسط یک مکالمه مهم خاموش بشه.
• وسایل نوشتاری: یه دفترچه یادداشت کوچیک و خودکار همیشه به کار میاد تا نکات مهم و اسم و شماره آدم ها رو سریع یادداشت کنید.
• کفش راحت: این رو با آب طلا بنویسید! قراره ساعت ها راه برید و سرپا باشید. کفش راحت، دوست صمیمی شما توی نمایشگاهه.
• لباس مناسب: لباس تون رو متناسب با فضای رویداد و اهداف تون انتخاب کنید. اگه یه نمایشگاه کاریه، لباستون رسمی تر باشه؛ اگه هنریه، می تونید راحت تر باشید.
• بطری آب و میان وعده سبک: برای اینکه انرژی تون کم نشه، یه بطری آب و یه میان وعده کوچیک (مثل خرما یا آجیل) خیلی می تونه کمک کنه.
• کیف سبک: یه کیف کوچیک و سبک که بتونید وسایل ضروری و چند تا بروشور مهم رو توش بذارید، خیلی به کارتون میاد. دنبال کیف های بزرگ و سنگین نرید که خسته تون می کنه.

یادتون باشه، آمادگی، نیمی از پیروزی است. این جمله برای بازدید از نمایشگاه ها هم کاملاً صدق می کنه. هر چقدر از قبل بیشتر برنامه ریزی کنید و آماده تر باشید، بازدیدتون پربارتر و لذت بخش تر خواهد بود.

حین بازدید – استفاده حداکثری از هر لحظه

خب، حالا که آماده و مجهز پا به میدان گذاشتید، وقتشه که هنرنمایی کنید! این بخش مربوط به اون لحظاتیه که توی دل نمایشگاه هستید و باید حسابی حواس تون جمع باشه که از هیچ فرصتی غافل نشید. اینجا هم چنتا نکته باحال داریم که بهتون کمک می کنه بهترین استفاده رو از وقتتون ببرید.

مدیریت زمان و اولویت بندی

وقتی وارد سالن نمایشگاه می شید، ممکنه یه عالمه چیز جذاب ببینید و حواستون پرت بشه. ولی باید مثل یک حرفه ای عمل کنید و زمانتون رو مدیریت کنید:

• برنامه روزانه: همون برنامه ای که از قبل برای خودتون ریختید رو سعی کنید دنبال کنید. اما این رو هم بدونید که ممکنه یه دفعه یه چیز جذاب ببینید و بخواید مسیرتون رو عوض کنید. انعطاف پذیری داشته باشید، اما از هدف اصلی تون دور نشید.
• استفاده از اپلیکیشن رویداد: خیلی از نمایشگاه های بزرگ، اپلیکیشن مخصوص خودشون رو دارن. از این اپلیکیشن ها برای مسیریابی، دیدن برنامه لحظه ای و دریافت به روزرسانی ها استفاده کنید. اینجوری گم نمی شید و همه چیز دستتون میاد.
• شروع با اولویت ها: صبح زود که انرژی بیشتری دارید، اول برید سراغ اون غرفه ها و سخنرانی هایی که از همه براتون مهم ترن. اینجوری اگه بعداً خسته هم شدید، اصل کاری ها رو انجام دادید.
• استراحت های منظم: فکر نکنید اگه یه کله راه برید و استراحت نکنید، کار بیشتری انجام می دید. اتفاقاً خسته می شید و تمرکزتون رو از دست می دید. هر یکی دو ساعت، یه استراحت کوتاه داشته باشید؛ بشینید، آب بخورید، و یه نفسی تازه کنید.

تعامل مؤثر و شبکه سازی

نمایشگاه ها بهترین جا برای آشنا شدن با آدم های جدیده. پس خجالتی نباشید و دست به کار بشید:

• رویکرد فعال: فقط نگاه نکنید! برید جلو، با غرفه دارها و حتی بقیه بازدیدکننده ها صحبت کنید. یه سلام کوچیک، می تونه شروع یه مکالمه بزرگ باشه.
• پرسش های هوشمندانه: سوالاتی بپرسید که نشون می ده واقعاً براتون جالبه و فقط یه چه خبر؟ خالی نیست. مثلاً در مورد یه محصول خاص، ازشون بپرسید: این محصول چه مشکلی رو برای مشتری ها حل می کنه؟ یا چه ویژگی های خاصی داره که بقیه ندارن؟
• معرفی مختصر و مفید: خودتون رو توی چند جمله کوتاه و جذاب معرفی کنید (همون Elevator Pitch معروف). یه جوری که طرف مقابل کنجکاو بشه بیشتر در مورد شما بدونه.
• جمع آوری اطلاعات تماس: اگه با کسی حسابی حال کردید و دوست داشتید باهاش در ارتباط باشید، حتماً کارت ویزیتش رو بگیرید یا اگه کد QR داره، اسکن کنید.
• یادداشت برداری فوری: بلافاصله بعد از هر مکالمه مهم، هر چی یادتونه رو بنویسید. اسم طرف، شرکتش، موضوع مکالمه، و اینکه قراره چه پیگیری ای انجام بدید. اینجوری هیچ چیزی رو فراموش نمی کنید.

جمع آوری اطلاعات و محتوا

توی نمایشگاه یه عالمه بروشور و کاتالوگ و اطلاعات می بینید. ولی قرار نیست همه رو جمع کنید:

• بروشورها و کاتالوگ ها: فقط اونایی رو بردارید که واقعاً به دردتون می خورن. اگه امکانش هست، ازشون بخواهید نسخه دیجیتالش رو براتون ایمیل کنن. هم به محیط زیست کمک می کنید، هم کیف تون سنگین نمیشه!
• عکاسی و فیلم برداری: اگه محصول یا غرفه ای براتون جذاب بود، با اجازه ازش عکس یا فیلم بگیرید. اینجوری می تونید بعداً دوباره بهش نگاه کنید و اطلاعاتش رو مرور کنید.
• دموهای زنده: اگه دموی محصولی ارائه می شه، حتماً شرکت کنید. سوال بپرسید و حتی اگه ممکنه خودتون هم با محصول کار کنید. اینجوری بهتر قابلیت هاش رو درک می کنید.
• هدایا و تخفیف ها: بعضی غرفه ها هدایای تبلیغاتی یا تخفیف های ویژه دارن. ازشون بپرسید. شاید یه چیز به دردبخور گیرتون اومد!

هیچ وقت فراموش نکنید که کیفیت تعامل از کمیت جمع آوری اطلاعات مهم تره. پس روی گفت وگوهای عمیق و معنی دار تمرکز کنید.

حفظ انرژی و تمرکز

آخرش نگید نگفتم! نمایشگاه حسابی آدمو خسته می کنه. پس باید حواس تون به خودتون باشه:

• تغذیه مناسب و نوشیدن آب کافی: مثل یه ورزشکار، باید بدنتون رو هیدراته نگه دارید و گرسنه نمونید.
• پرهیز از حواس پرتی های غیرضروری: شاید دیدن یه غرفه خیلی شلوغ یا یه بازی عجیب غریب جذاب باشه، ولی اگه به اهداف شما ربطی نداره، زیاد وقتتون رو صرفش نکنید.
• استفاده از فضاهای استراحت: خیلی از نمایشگاه ها، جاهای مخصوصی برای استراحت دارن. از این فضاها استفاده کنید تا بتونید دوباره انرژی بگیرید و با تمرکز بالا ادامه بدید.

پس از بازدید – پیگیری و بهره برداری از فرصت ها

خیلی از آدم ها فکر می کنن کارشون با تموم شدن نمایشگاه تمومه، ولی این تازه اول راهه! قسمت اصلی و پربار ماجرا، بعد از نمایشگاه اتفاق میفته. اگه این بخش رو جدی نگیرید، ممکنه تمام زحماتتون هدر بره. پس بیاید ببینیم بعد از اینکه از نمایشگاه برگشتیم خونه، باید چه کارهایی انجام بدیم.

سازماندهی اطلاعات

وقتی از نمایشگاه برمی گردید، احتمالاً کلی کارت ویزیت و بروشور و یادداشت دارید. قبل از اینکه همه اینا قاطی پاتی بشن و یادتون بره چی به چیه، سریع دست به کار بشید:

• مرتب سازی کارت ویزیت ها و یادداشت ها: همون روز اول یا حداکثر روز بعد، کارت ویزیت ها رو مرتب کنید. یادداشت هایی که گرفتید رو هم یه نگاهی بندازید. کنار هر کارت ویزیت، اون نکته ای که یادتونه رو بنویسید.
• ورود اطلاعات در سیستم: اگه یه عالمه اطلاعات تماس جدید دارید، همه شون رو توی یه فایل اکسل، CRM (اگه سازمانی کار می کنید)، یا حتی توی دفترچه تلفن گوشی تون وارد کنید. اینجوری همیشه دم دستتون هستن.
• اسکن بروشورها: بروشورهای کاغذی مهم رو اسکن کنید و تبدیلشون کنید به فایل دیجیتال. اینجوری هم جای کمتری می گیرن، هم راحت تر می تونید پیداشون کنید.

پیگیری هوشمندانه

اینجا جاییه که شما می تونید حسابی از بقیه جلو بیفتید و فرصت هایی که پیدا کردید رو به نتیجه برسونید:

• ارسال ایمیل های شخصی سازی شده: توی ۲۴ تا ۴۸ ساعت اول بعد از نمایشگاه، برای هر کسی که باهاش صحبت کردید، یه ایمیل شخصی سازی شده بفرستید. یادآوری کنید کجا ملاقات کردید، در مورد چی صحبت کردید و ابراز علاقه کنید که می خواهید ارتباطتون رو ادامه بدید. این نشون می ده که شما جدی و پیگیر هستید.
• ارتباط در شبکه های اجتماعی: اگه طرف مقابل توی لینکدین یا شبکه های اجتماعی دیگه حضور فعالی داره، اونجا هم بهش درخواست ارتباط بدید و یه پیام کوتاه بفرستید.
• انجام وعده ها: اگه به کسی قول دادید که یه اطلاعات خاصی رو براش بفرستید یا کاری براش انجام بدید، حتماً همون اول کار انجامش بدید. قول دادن و عمل نکردن، کل اعتمادی که توی نمایشگاه ساختید رو از بین می بره.

یادتون باشه، پیگیری نکردن، یعنی تمام زحماتتون رو دور انداختن. پس به موقع و هوشمندانه پیگیری کنید.

ارزیابی تجربه و بازخورد

بعد از هر تجربه، خوبه که یه مرور کلی داشته باشید تا برای دفعات بعدی بهتر عمل کنید:

• مرور اهداف: برگردید به اون هدف هایی که قبل از بازدید مشخص کرده بودید. ببینید چقدر تونستید بهشون برسید؟ آیا تمام کارت ویزیت های مورد نظرتون رو جمع کردید؟ آیا با فناوری های جدیدی آشنا شدید که می خواستید؟
• ارزیابی: چه چیزهایی توی بازدیدتون خوب بود؟ از چی راضی بودید؟ و چه چیزهایی می تونست بهتر باشه؟ مثلاً شاید باید کفش راحت تری می پوشیدید یا اطلاعات بیشتری از قبل جمع می کردید.
• یادگیری برای آینده: از این بازخوردها برای برنامه ریزی بازدیدهای بعدی تون استفاده کنید. هر بازدید، یه درس جدید بهتون یاد می ده.

بهره برداری از محتوای دریافتی

اون بروشورها و فایل های دیجیتالی که جمع کردید، فقط برای پر کردن کیف نیستن:

• بررسی عمیق تر بروشورها و اطلاعات دیجیتال: حالا که سر فرصت هستید، با دقت بیشتری اون بروشورها و اطلاعاتی که گرفتید رو مطالعه کنید. شاید نکات مهمی توشون باشه که توی شلوغی نمایشگاه به چشمتون نیومده بود.
• اشتراک گذاری یافته ها با همکاران یا تیم خود: اگه توی یک شرکت کار می کنید، اطلاعات و یافته های مهمی که توی نمایشگاه به دست آوردید رو با همکاران و تیمتون به اشتراک بذارید. اینجوری همه از این اطلاعات باارزش بهره مند می شن.
• اجرای ایده ها یا استفاده از محصولات/خدمات جدید: اگه ایده ای به ذهنتون رسید یا با محصول/خدمتی آشنا شدید که می تونه به کارتون بیاد، برای اجرایی کردنش برنامه ریزی کنید. نذارید فقط در حد ایده بمونه.

نتیجه گیری

دیدید؟ بازدید از نمایشگاه و رویدادهای مختلف، اصلاً فقط یه دور زدن ساده نیست. بیشتر شبیه یه سفر هیجان انگیزه که اگه با نقشه و برنامه برید، حسابی ازش بهره می برید. از همون لحظه ای که فکر می کنید می خواید برید نمایشگاه، باید برنامه ریزی کنید؛ بدونید دنبال چی هستید و چی می خواهید به دست بیارید. بعدش توی دل شلوغی، با تعامل فعال و پرسیدن سوالات درست، کلی فرصت برای خودتون ایجاد کنید و در آخر، با یه پیگیری هوشمندانه، تمام اون فرصت ها رو به ثمر بنشونید.

نمایشگاه ها فقط جایی برای تماشا کردن نیستن؛ اونا فرصت های بی نظیری برای رشد، یادگیری و ساختن ارتباطات جدید و قوی هستن. با به کارگیری این نکاتی برای بازدیدکنندگان که با هم مرور کردیم، دیگه هیچ وقت با دست خالی از یک رویداد برنمی گردید. هر بار که برید، انگار دارید روی خودتون و آینده تون سرمایه گذاری می کنید. پس برای بازدید بعدی تون آماده باشید و با همین راهنما، یه تجربه پربار و فراموش نشدنی رو برای خودتون بسازید. مطمئن باشید که ارزشش رو داره!